「文書處理手冊」第四十條挸定

蓋印及簽署應注意事項如下:

(一)各機關任何文件,非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者,不得蓋用印信。

(二) 監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤,應即退送補判或更正後再蓋印。

(三) 監印人員於待發文件檢點無誤後,依下列規定蓋用印信:

1、發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、考績通知書、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約書、證券、匾額及其他依法規定應蓋用印信之文件,均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。

2、 呈:用機關首長全銜、姓名,蓋職章。

3、 函:上行文署機關首長職銜、姓名,蓋職章。平行文蓋職銜簽字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。

4、 書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文,蓋用機關或承辦單位條戳。

5、 機關內部單位主管依分層負責之授權,逕行處理事項,對外行文時,由單位主管署名,蓋單位主管職章或蓋條戳。

6、 機關首長出缺由代理人代理首長職務時,其機關公文應由首長署名者,由代理人署名。機關首長因故不能視事,由代理人代行首長職務時,其機關公文,除署首長姓名註明不能視事事由外,應由代行人附署職銜、姓名於後,並加註代行二字。機關內部單位基於授權行文,得比照辦理。

7、 會銜公文如係發布命令應蓋機關印信,其餘蓋機關首長職銜簽字章。

(四) 一般公文蓋用機關印信之位置,以在首頁右側偏上方空白處用印為原則,簽署使用之章戳位置則於全文最後。

(五) 公文及原稿用紙在2頁以上者,其騎縫處均應蓋(印)騎縫章。

(六) 附件以不蓋用印信為原則,但有規定須蓋用印信者,依其規定。

(七) 副本之蓋印與正本同,抄本(件)及譯本不必蓋印,但應分別標示「抄本(件)」或「譯本」。

(八) 文件經蓋印後,由監印人員在原稿加蓋監印人員章,送由發文單位辦理發文手續。

(九) 不辦文稿之文件,如需蓋用印信時,應先由申請人填具「蓋用印信申請表」,其格式由機關自訂,惟內容應包括申請人簽章、蓋用印信之文別、受文者、主旨、用途、份數及蓋用日期等項目,陳奉核定後,始予蓋用印信。

(十) 監印人員應備置印信蓋用登記表,對已核定需蓋印之文件,應予登錄並載明(發)文字號,申請表應妥為保存,以備查考。登記表及蓋用印信申請表,於新舊任交接時,應隨同印信專案移交。

(十一) 監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿,應核對其清單無誤後,方得於非電子交換公文蓋印,並循發文程序作業。

申請用印規定
(一般規定:

1. 舉凡蓋用印信之文件,非經校長或依分層負責規定授權單位主管判發者,不得蓋用印信,
    不辦文稿之文件,應填具「用印申請表」或由各單位填寫請印表冊,
    依本校申請用印分層負責明細表權責陳奉核定後,始予蓋用印信。

2. 蓋用印信將視文件之性質、內容、對等原則及慣例等配合辦理用印。

3. 人事與主計等單位制式之表件得由該管主管核章後用印不另填「用印申請表」。

4. 本校學生如需蓋用印信,應透過相關業務單位(如科系所、教務處、學務處等)提出申請。

()用印應注意事項:

1. 用印時如發現簽辦文稿或蓋用印信申請表未完成判行或有其他錯誤,應即退送補判或更正。

2. 屬於證明校內同仁或學生身分之保證書等文件,

    除蓋校印外並應附署蓋用「本校印僅證明保證人或證明人之身分之用」之章戳。

3. 經核准之套印文書及預蓋印信定型公文紙(包括證明書狀),由使用單位指定人員負責保管。

4. 影印文件申請用印,先由經辦單位()加蓋「核與正本相符」章戳並蓋章證明後再行請印。

5. 用印後,應於文件原稿上蓋「已用印信」章戳。

6. 各類印信、鋼印及中英文章戳得視文件內容之性質,分別蓋用,以配合實際需要 。

用印法規及申請表
1. 公文印信條例

2.

印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法
3. 國立中興大學用印規範

4.

用印申請單