總收文處理原則

1. 總收文作業程序:
(1) 電子來文:系統自動加掛總收文號,依業務職掌傳送至各一級單位。若受文者為個人,則不經公文系統直接轉紙本列印,以登送之方式請各一級單位派員至文書組簽收轉致受文者個人。
(2) 郵寄、傳真或其它方式來文之紙本公文:人工貼上總收文條碼並在左上角蓋「紙本掃瞄章」,掃瞄並登錄為線上公文,依業務職掌傳送至各一級單位。
(3) 另附件超過20頁或含實體附件(如:支票、收據、契約書…等)之公文,將以紙本方式分文予各一級單位。
(4) 機密文件:經主任秘書拆封及判文後,將以紙本方式分文予各一級單位。
2. 請各一級單位登記桌隨時進入電子公文系統中檢查是否有總收文,檢查時務請按重取待辦事項按鈕,以取得最新資料。若發現有紙本公文,請派人至文書組簽收。(紙本公文辨別方式:公文簽核類型顯示為紙本符號。)
3. 各單位如需退文改分至其他一級單位,請承辦人填寫改分銷號申請單,申請單填寫完妥後,送請單位主管核章,核可後再傳送至總收文。另將公文退回一級單位登記桌,再請一級單位登記桌退回總收文。申請單路徑:應用程式選單 → 承辦人作業 → EDT404改分銷號申請作業 → 輸入文號 → 按開啟按鈕→ 選擇申請別為「改分」 → 填入原因 → 按下線上簽核傳送按鈕。
4. 依國立中興大學公文線上簽核系統決策會議決議(第六案),受文者為「國立中興大學」(非推廣宣傳品)者,將加掛總收文號進入公文系統列管。
5. 直接郵寄至各單位之紙本公文,受文者雖不為「國立中興大學」,各單位如有需要亦可至文書組加掛總收文號。

總發文處理原則

1. 公文發文時,請先確認公文系統「流程設定」之「承辦人擬辦設定」勾選「總發文」,異動別選擇「總發」,將公文流程傳送發文,勿傳送歸檔。
2. 其他機關來文,本校已編列總收文號,若要擬稿,請於打開公文後,直接進「文稿編輯」,點選稿件,系統會自動帶入總收文號,故請避免再另行創稿,以簡化公文併案作業。
3. 密件、附件20頁以上及附件無法電子交換(如收據、支票、合約或需用印等實體附件)之公文,請以紙本簽核辦理。
4. 公文如有附件,請務必於附件欄位,繕打附件名稱。
5. 依國家發展委員會規定:公務機關間公文之傳遞,以電子交換為原則;故無論是線上或紙本簽核公文,附件如有電子檔,請務必將檔案上傳至「附件管理」,檔案如超過10MB請勾選「上傳至附件下載區」。
6. 進入文稿編輯,以「批次輸入」繕打正副本時,如受文者為校內人員,請註明單位;如有校外單位時,請務必進入「編輯」,點選「批次檢核」後,修正以下欄位:
(1) 電子交換單位,如有電子附件,請務必勾選含附件。
(2) 電子交換單位,如附件為實體(收據、支票等),請將發文方式改為郵寄。
(3) 非公務機關,發文方式為郵寄,並繕打郵遞區號及地址。
(4) 校內單位及人員,發文方式為人工傳遞。
 7. 系統內「公文基資」的「檔案數量」請務必填寫公文及附件歸檔的總頁數。
 8. 創稿公文如需製作範本,請於創號前,另存新檔;若取號後,再另存新檔,則文號會消失。
 9. 副本含附件,請自行影印並標示副本附件,隨文送總發文人員發文。
 10. 發文給校內一、二級單位(教學研究單位…等群組)之重要公文及需以紙本調查回覆公文,以公文電子郵件發送並刊登電子公布欄為原則;無需以紙本調查回覆公文,以刊登電子公布欄為原則。
 11. 紙本發文附件應有1份隨原稿歸檔,並於公文右下角,將本文及附件由下往上依序編寫頁碼,以建立檔案的完整性
 12. 公文附件不依規定歸檔,請在公文第1頁左上角註明「附件不歸檔」並蓋承辦人章。
 13. 發文附件如需用印,請先用印後再送發文人員。
 14. 發文稿件如有被主管修改,請務必進「文稿編輯」修正公文內容後再傳送至總發文。
 15. 紙本公文欲發文時,請列印送文單1份送總發文人員簽收。